Pwyllgor Archwilio a Risg

Defnyddiwch y dolenni isod i ddysgu rhagor am y Pwyllgor Archwilio a Risg:

Pwrpas

Rhaid i'r Pwyllgor sicrhau bod y Bwrdd a'r Swyddog Cyfrifyddu'n ennill y sicrwydd mae arnynt ei angen ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau CITB ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth. Yn arbennig, bydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn cynghori'r Bwrdd a'r Swyddog Cyfrifyddu ar: y prosesau strategol ar gyfer rholi risg a llywodraethu a'r datganiad ar lywodraethu; y polisïau cyfrifyddu, y cyfrifon ac adroddiad blynyddol y sefydliad gan gynnwys y broses ar gyfer adolygu; gweithgarwch arfaethedig a chanlyniadau'r archwiliadau mewnol ac allanol fel ei gilydd; digonolrwydd ymateb y rheolwyr i broblemau a nodir gan weithgarwch archwilio gan gynnwys llythyr rheolwyr yr archwiliad allanol; sicrwyddau gan gynnwys allanoli neu bartneriaid gwasanaeth a rennir, ynghylch rheoli risg a gofynion llywodraethu corfforol ar gyfer y sefydliad; cynigion ar gyfer tendro am wasanaethau archwilio mewnol neu allanol neu am brynu gwasanaethau nad ydynt yn rhai archwilio gan gontractwyr sy'n darparu gwasanaethau archwilio; polisïau yn erbyn twyll a llwgrwobrwyo, prosesau chwythu'r chwiban, a threfniadau ar gyfer ymchwiliadau arbennig; ac ystyried pynciau eraill fel y'i diffinnir gan y Bwrdd.

Aelodaeth

Aelodau cyfredol y Pwyllgor (ar 16 Mai 2017) yw:

  • Diana Garnham - cadeirydd ac ymddiriedolwraig CITB
  • Maureen Douglas - ymddiriedolwraig CITB
  • Frances Wadsworth - ymddiriedolwraig CITB
  • ChrChris Richardson - cyfetholedig
  • Swydd wag - cyfetholedig

Dyddiadau cyfarfodydd a chyfradd bresenoldeb

2017

Mawrth, Mai, Mehefin, Hydref

2016

Mawrth, Mehefin, Medi a Thachwedd

Presenoldeb 

Enw 

 

2016

Enw Rôl Mawrth Mehefin Medi Tachwedd
Diana Garnhan (Cadeirydd) Ymddiriedolwr CITB
Maureen Douglas Ymddiriedolwraig CITB X
Hugh Hunter Cyfetholedig  √ n/a   √  

Hilary Lower Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol
Chris Richardson Cyfetholedig √ 
Helen Rossiter Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol  √    √  

Crynodeb o drafodaethau'r pwyllgor

Isod mae crynodeb o'r trafodaethau ym mhob cyfarfod pwyllgor yn ôl trefn y dyddiadau disgynnol.

Mawrth 2017

  1. Fe wnaeth diweddariad gan y Pennaeth Archwilio, Risg a Llywodraethu ar reoli risg trwy 2016 ddangos yr ymagwedd tuag at reoli risg, yr wybodaeth wedi'i chydgrynhoi, risgiau strategol a gweithredol yn wynebu CITB, gyda'r Cynllun ar gyfer 2017. Byddai'r ddogfen yn bwydo i mewn i'r datganiad Llywodraethu Blynyddol Adolygwyd yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft a byddent yn edrych yn ôl tuag at 2016 gan ddarparu manylder ar gynnig CITB yn y dyfodol.
  2. Roedd y Gofrestr Risgiau'n cael ei rheoli'n dda ac roedd y nifer o risgiau ar y gofrestr yn lleihau. Hefyd darparwyd barn ar yr Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol ar gyfer 2016, ynghylch y system o reolaeth fewnol yn gweithredu drwy gydol y flwyddyn. Yn 2017 byddai newidiadau'n cael eu gweithredu i ddangos meysydd archwilio mewnol risg uchel yn ôl meysydd sy'n bwysig i'r busnes er mwyn cynyddu tryloywder a nodi risgiau strategol.
  3. Derbyniodd y Pwyllgor adroddiadau ar lywodraethu cyllid; y Cynllun Iaith Gymraeg gyda gwariant y Porth Cyflogwyr ynghylch monitro, datblygu ac adolygu proses, rheolaethau yn eu lle a chaffael. Byddai cyflwyno ISO27001 a gweithredu'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn cefnogi llywodraethu gwybodaeth; byddai'r tîm yn defnyddio'r Fframweithiau COBIT5 ymhellach (Fframwaith Llywodraethu TG).
  4. Fe wnaeth Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ddarparu eu diweddariad ynghylch cynnydd a statws archwiliad diwedd y flwyddyn ar y datganiadau ariannol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Rhagfyr 2016.

Tachwedd 2016

  1. Derbyniodd y Pwyllgor ddiweddariad gan y Pennaeth Archwilio, Risg a Llywodraethu ar Reoli Risg, a adolygodd 'risgiau strategol' allweddol y sefydliad gan gynnwys cyflenwi newid, consensws, rheoli cyllid a thwyll. Dilynwyd hyn gan y Diweddariad ar yr Archwiliad Mewnol; cymeradwyaeth o'r Siarter Archwiliad Mewnol; adolygiad o gyfansoddiad y Pwyllgor ac unrhyw swydd wag ag argymhellion ar gyfer cyfleoedd hyfforddi.
  2. Adolygwyd drafft o'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon gan gynnwys y Datganiad Blynyddol ar Lywodraethu.
  3. Fe wnaeth Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol gyflwyno manylion ynghylch yr adolygiad o archwiliad diwedd y flwyddyn a fyddai'n canolbwyntio'n benodol ar nodi meysydd o risg bwysig oherwydd twyll o ran cydnabod refeniw neu reolaeth wrth-wneud y rheolwyr.

Medi 2016

  1. Fe wnaeth y Pennaeth Archwilio, Risg a Llywodraethu gyflwyno adroddiad ynghylch 'Sicrwydd ar Ddigonolrwydd Rheolaeth ar Risg a Phroblemau'. Hefyd hysbyswyd y Pwyllgor o'r defnydd ynghylch materion o dwyll. 
  2. Roedd yr Ardoll Brentisiaethau a Brexit yn creu gorbryder ym maes adeiladu ac felly dylai CITB ystyried darparu gwybodaeth i'r diwydiant trwy'r rhwydwaith CSN a llwybrau eraill. Roedd y risgiau uniongyrchol yn gysylltiedig â'r Ardoll Brentisiaethau a'r Ardoll CITB wedi'u rheoli trwy'r pecyn pontio arfaethedig.
  3. Hysbyswyd y Pwyllgor o sut roedd lled cwmpas archwilio mewnol yn cael ei reoli i fodloni gofynion oedd yn newid drwy gydol y flwyddyn a sut roedd hyn yn cyfrannu i'r datblygiad o welliant parhaus. Hefyd derbynion nhw adroddiadau ar drafod llywodraethu gwybodaeth yn benodol, deddfau cystadleuaeth a rheolaethau caffael.

Mehefin 2016

  1. Byddai'r archwiliad allanol CITB ar gyfer 2016 yn cael ei wneud gan Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol. Cyflwynwyd copi o'r atodlen wallau wedi'i diweddaru ar gyfer Cyfrifon 2015 er gwybodaeth.
  2. Fe wnaeth y Pwyllgor adolygu'r broses reoli risg a oedd yn cynnwys grŵp newydd ei sefydlu ar gyfer risg fewnol. Hefyd fe wnaethon nhw drafod yr adroddiad cynnydd ar reoli portffolio, newid lle mae prosiectau'n cael eu gwirio am synnwyr yn ôl 'cynnig y dyfodol', a'r atebolrwydd ac egwyddorion allweddol a rennir. Byddai aelodau'n derbyn adroddiad rheolaidd ar gynnydd/statws ynghylch rheoli portffolio newid; ac ymgymerid ag adroddiad 'gwraidd y mater' ar un prosiect er mwyn olrhain trwy ragdybiaethau/proses/sicrwyddau, â phresenoldeb y Cyfarwyddwr Newid.
  3. Adolygwyd yr adroddiad diweddaru ar archwilio a rheoli mewnol; nodwyd mai nod allweddol fyddai cyflawni tryloywder proses o’r dechrau i’r diwedd ar gyfer rheoli contractau caffael. Byddai'r Pwyllgor yn cael ei ddiweddaru ar unrhyw oedi neu weithgareddau hwyr.
  4. Byddai trosolwg o'r strwythur ar gyfer polisïau a'r gwerthoedd sylfaenol yn cael ei ddarparu a gwahoddid y Bwrdd i wneud sylwadau ar y safbwynt strategol.
  5. Hysbyswyd y Pwyllgor o'r canfyddiadau o Astudiaeth Brentisiaeth y llywodraeth a oedd yn aros i'r llywodraeth ei chadarnhau i'w chyhoeddi (y disgwylir y bydd ym mis Gorffennaf). Fe wnaeth yr astudiaeth archwilio sut oedd Yr Adran Busnes, Arloesi a Sgiliau (BIS) wedi bod yn rheoli'r Ardoll Brentisiaeth.
  6. Fe wnaeth y fersiwn diweddar o Lawlyfr Pwyllgor Archwilio Trysorlys EM (HMT) ddarparu canllaw defnyddiol o ran cyflenwi arfer gorau, gan adolygu trefniadau a datblygiad y Pwyllgor.

Mawrth 2016

  1. Fe wnaeth y Pwyllgor dderbyn trosolwg o reoli risg o fewn y flwyddyn a thrafod cylch aeddfedrwydd risg y sefydliad a'r diwylliant o ymgorffori'r ymagwedd tuag at reoli risg. Fe wnaeth aelodau adolygu'r dangosfwrdd risg strategol gan drafod pwysigrwydd myfyrio ar yr holl feysydd risg uchel.
  2. Fe wnaeth aelodau adolygu canlyniadau'r gwaith archwilio mewnol a barn y Pennaeth Archwilio Mewnol ar yr asesiad cyffredinol ar gyfer y flwyddyn ariannol 2015 bod rheolaethau'n foddhaol. Roedd diwygiadau i'r cynllun wedi'u cytuno a chadarnhäwyd y broses.
  3. Fe wnaeth yr archwilwyr allanol (Moore Stephens) gadarnhau nad oedd ganddynt broblemau arwyddocaol dros ben ar y cyfrifon a byddent yn rhagweld argymell i'r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol (C&AG) y dylai ardystio datganiadau ariannol 2015 â barn archwilio ddiamod, heb ei haddasu, ar y sail y byddai unrhyw faterion dros ben yn cael eu datrys yn foddhaol; roedd ond ychydig o argymhellion ac mae'r rhain wedi'u datrys.
  4. Fe wnaeth y Pwyllgor adolygu datganiad llywodraethu 2015 a oedd yn fyrrach, yn cydymffurfio ac yn fwy dynamig o ran ei naratif nag o'r blaen.
  5. Adolygwyd yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft 2015 a gwnaed nifer o argymhellion a cheisiwyd cyngor ar fframau amser ar gyfer gosod gerbron y Senedd, o gofio cyfyngiadau'r cyfnod cyn etholiad.